در نوشتار چارچوب طبقهبندی و انواع فرآیندهای کسبوکار طبق APQC مطالبی در خصوص چارچوب طبقهبندی فرآیند (PCF) و انواع فرآیندهای منتشره توسط APQC بیان گردید که سازمانها میتوانند با الگوبرداری از آنها نسبت به شناسائی، مستندسازی، بروزرسانی و بهبود فرآیندهای خود اقدام نمایند. در این بخش، تعریف و مزایای مستندسازی فرآیندها و همچنین، نتیجه آن در قالب “شناسنامه فرآیند” ارائه میگردد. مستندسازی فرآیند را میتوان به عنوان عمل ثبت و مکتوب نمودن تمام اطلاعات، اقدامات، فعالیتها، رویهها، خطمشیها، منابع و… مرتبط با یک فرآیند خاص تعریف نمود که شرح مفصلی از نحوه اجرا و مراحل دقیق مورد نیاز برای تکمیل آن را از ابتدا تا انتها بیان میکند. مستندسازی فرآیندها شبیه عکسبرداری بوده که بدون کم و کاست هر آنچه که در عمل وجود داشته و اتفاق میافتد را ثبت و ضبط و نشاندهنده وضعیت موجود میباشد. به عنوان یک قاعده کلی هر کاری که بیش از یک بار انجام یا توسط چندین نفر در سازمان انجام شده، باید مستند گردد. برای مستندسازی مزایای مختلفی از جمله افزایش کارائی و اثربخشی، فراهم نمودن امکان کنترل و نظارت بیشتر، فراهم نمودن امکان بهبود مستمر، افزایش شفافیت و پاسخگوئی، همسوسازی و آموزش سریع کارکنان جدید، افزایش رضایت کارکنان و مشتریان، فراهم نمودن امکان برونسپاری فرآیندها، کاهش ریسک از دست دادن دانش سازمانی هنگام خروج کارکنان، تسهیل انتقال دانش بین کارکنان و بخشهای مختلف ذکر گردیده است. علاوه بر موارد مذکور، مستندسازی فرآیندها بطور خاص فراهم کننده بستر و شرایط لازم برای طراحی و بکارگیری سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت (ABC)، طراحی و بکارگیری سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه، طراحی و بکارگیری سیستم مدیریت ریسک، طراحی و بکارگیری سیستم کنترل داخلی، طراحی و بکارگیری حسابرسی داخلی فرآیند محور مبتنی بر ریسک، طراحی و بکارگیری حسابرسی مستقل فرآیند محور مبتنی بر ریسک و … میباشد. نتایج حاصل از مستندسازی در قالب سندی تحت عنوان “شناسنامه فرآیند” ارائه شده که شامل هدف، مالک، مسئولین اجرا، تعاریف، فناوریهای مورد استفاده، ورودیها، خروجیها، ضوابط و مقررات، فرمها، گزارشات و نمودار گردش عملیات (فلوچارت) میباشد.